Balikpapan - Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang pengawasan kearsipan, instrumen pengawasan kearsipan dari Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dengan prosentase penilaian pengawasan kearsipan 60 persen dari Lembaga Kearsipan Daerah, dan 40 persen dari penilaian organisasi perangkat daerah. Maka dalam penyelenggaraan pengawasan kearsipan penilaian tidak hanya terhadap Dinas Perpustakaan dan Arsip, namun juga dilakukan terhadap organisasi perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan.

Tim Pengawasan Kearsipan Internal mulai  melaksanakan audit kearsipan internal Tahun 2022 terhadap pengelolaan arsip dinamis dan aspek lainnya sesuai dengan yang tercantum pada Instrumen Audit Kearsipan Internal. Tim yang beranggotakan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip serta berasal dari Inspektorat Kota Balikpapan melakukan audit pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di 4 (empat) perangkat daerah yaitu, Kecamatan Balikpapan Kota, Kecamatan Balikpapan Timur, Kecamatan Balikpapan Utara, dan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan. Jadwal pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal mulai tanggal 24 Oktober hingga 1 Desember 2022.

Pengawasan Kearsipan Internal Teknis pengawasan dimulai dengan melakukan entry meeting, yakni Ketua Tim Audit menyampaikan kepada pejabat struktural pada Objek Pengawasan Kearsipan mengenai maksud dan tujuan kedatangan Tim Audit, serta memperkenalkan diri dan seluruh anggota tim audit, dan meminta dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka audit (Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan). Teknik Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan melalui wawancara, verifikasi dokumen sebagai data dukung bukti fisik penyelenggaraan kearsipan, pengamatan langsung oleh tim terhadap pengelolaan arsip dan pelaksanaan uji petik atas kesesuaian data dukung bukti fisik yang diberikan dengan kondisi di lapangan.

Tujuan dilakukannya audit adalah untuk mengetahui peta kondisi penyelenggaraan kearsipan khususnya di perangkat daerah selaku pencipta arsip. Kegiatan ini merupakan momentum yang tepat, karena dapat memberikan ruang bagi pencipta arsip untuk melakukan perbaikan penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya kegiatan pengawasan ini, perangkat daerah selaku objek pengawasan dapat melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit dan diharapkan dapat menjadi gerbang awal bagi peningkatan tata kelola kearsipan yang lebih baik, sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan.(dispustakar-SCP)