Balikpapan – Selasa (10/01/2023), Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009). Pemusnahan arsip sebagai salah satu bentuk penyusutan arsip, yaitu kegiatan memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan peraturan yang berlaku sehingga dapat dipertanggungjawabkan apabila di kemudian hari terjadi persoalan. Dokumen yang tercipta dalam setiap tahapan pelaksanaan pemusnahan arsip mulai dari pembentukan panitia hingga penandatanganan berita acara pemusnahan wajib disimpan sebagai bukti.

Pada hari Selasa, 27 Desember 2022 bertempat di Aula Dispustakar lantai 4 dilaksanakan pemusnahan arsip kepegawaian dan keuangan milik Dispustakar tahun 2012-2015 yang dihadiri oleh seluruh perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Kegiatan tersebut dibuka oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan, Sutadi, S.Sos., M.M. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa pemusnahan arsip  sebagai salah satu wujud efisiensi dan efektifitas. Selain itu, pemusnahan arsip sebagai upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara dicacah menjadi bagian-bagian kecil dengan menggunakan mesin penghancur kertas (paper shredder). Kegiatan pemusnahan dan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat dari bidang hukum dan pengawasan  yaitu Sekretaris Inspektorat, Amiruddin, S.H., M.H., dan   yakni Dodi Hartanto, S.H dari Bagian Hukum sesuai amanat Perka ANRi Tahun 2012.

Kegiatan pemusnahan arsip dirangkai dengan Rapat Koordinasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Dalam kegiatan ini disampaikan rencana kegiatan Bidang Kearsipan Tahun 2023, yang akan melaksanakan pengawasan kearsipan internal di 31 (tiga puluh satu) perangkat daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Diharapkan seluruh perangkat daerah yang menjadi obyek pengawasan dapat mempersiapkan eviden pengawasan kearsipan internal. (Dispustakar – scp,af)